给第三届全国天文社团发展论坛参会者的信:参会者前期准备事宜

邮箱地址:astroforum3@163.com

第三届全国天文社团发展论坛参会者:

你好!

本届论坛正式报名人数共124人,祝贺你成为论坛大家庭中的一员。目前正处于缴纳注册费及报名确认阶段,请各位按之前报名确认邮件的要求进行汇款。如果你因故不能参加论坛,请发送一个退报名邮件说明情况。

邮件摘要:发送会徽,设计海报,选择话题,路边天文,饮食要求,住宿安排,交通情况。

本邮件主要针对参会的前期准备工作做一些说明,详见下文。

一、会议准备方面

1、关于会徽(对领队说)

请各领队将你们的会徽图案发送到本邮箱,您提交的会徽将在参会手册、纪念品、现场标识中出现。

2、关于海报展(对领队说)

本届论坛为了让各个社团更好地展示自身,特别设置了海报展这一活动。参会社团如有能力,请按以下主题设计一份或多份宣传海报,用邮件发给我们。会议期间我们会将免费为大家印出,制作成展板在会场统一展示,以便大家更好地交流。

1) 社团介绍:开幕式上的社团介绍时间较为有限,参会社团可以通过海报进一步推介自身。(推荐!)

2) 活动宣传:对本社团做过的精品的或新颖的活动,以海报的形式展现成果,供各社团学习参考。

3) 海报展示:本社团曾经做过的优秀的海报,供参会者从艺术创作角度学习海报制作。

要求海报大小为60×80cm竖版,附件中提供了海报模板,请在模板上进行创作。如想使用本社团曾做过的海报,请将模板叠加于其上。

3、关于报告(对所有人说)

如果你有想和大家分享的故事,请回复邮件说明,如有机会我们将给你安排长报告或短报告的。如果有社团宣传或活动记录等的视频,可以向我们说明时间和主要内容,我们将视时机播放。

4、关于分话题讨论*(对所有人说)

在 会议日程中,11日下午是分组讨论,每组有一个指定地点、一个指定话题,前45分钟所有人按事先分组到指定地点进行讨论,后45分钟允许到别的组走动。讨 论结束后,在之后的90分钟总结性会议上,由各组组长发表讨论结果。经过报名中的投票,我们选出了如下八个话题作为分组讨论的话题。

A.天文团体自身内部建设的瓶颈与前景

B.开展路边天文与公众天文普及工作

C.天文团体经费的取得与合理使用

D.综合性天文游活动的组织与开展

E.关于跨地区天文团体交流

F.天文团体招新工作的开展与创新

G.天文团体与天文商业的合作与博弈

H.天文观测摄影技术相关技术话题

请参会者回复你想进入的小组的序号,每一个参会者都需要选择。除非极其需要,同一团体的参会者不得选择相同的小组。我们将根据你的选择进行安排。最终结果会在之后的邮件中通知。回复格式:“XXXX社团,某某某,第一志愿X,第二志愿Y

5、关于路边天文(对所有人说)

8月9日晚“星特朗路边天文夜”是组委会与赞助商方面的协议活动,我们将在山大威海分校或市内公共场所举行路边天文和器材展销。此活动不要求参会者参加,但如果你有兴趣,请向我们说明,届时可以与我们一道组织这场路边天文;

二、食宿交通方面

1、关于饮食(对所有人说)

威海的特色食物主要为海鲜和韩餐。如果你不吃海鲜,请回复本邮件提出。

2、关于学生宿舍(对所有人说)

学 生宿舍为六人间,无独立卫浴(洗澡将在附近的公共浴室解决,费用已包括在600元注册费中),楼层公用卫生间。宿舍每天22:30关门(8月9日报到当天 会适当延迟),06:00开门,全天供水供电。论坛可为开始报到前到达的和闭幕后推迟离开的参会者提供学生宿舍供临时住宿(限8月8日晚和/或8月14日 晚),标准与会期的学生宿舍一致,价格为25元/人/天,到威海后付款。如有需要,请在715日中午12:00发送邮件说明,注明姓名、性别。

3、关于房间安排(对所有人说)

学生宿舍和宾馆的房间安排将在稍后排出。由于住宾馆的人数较少,我们会将同一团体的人员安排在一起。但在宿舍中,为促进交流,我们将在每个宿舍中安排来自不同学校的参会者,如果你有特别想和某个或某些人一起住(不论是否与你一个团队),请回复本邮件提出。

4、关于到达和离开威海的大交通(对所有人说)

为便于我们组织报到工作、合理安排日程,请在您确定行程后将到达和离开威海的日期、车次/航班号发给我们。我们会将您的邮箱对相同或相近车次/航班的参会者公开,便于相互间联络、寻找路友。我们还会对特殊到达和离开时间的参会者作出适当安排。

可乘船、火车、汽车、飞机等交通工具到达威海。如果您选择飞机,可以选择到达威海机场或烟台机场,两机场到威海市内距离相近,均有机场巴士可达。以下对火车到达威海进行说明。到达威海的火车有:

K8261济南00:40始发,威海当日08:15终到,无空调,经停潍坊等站;

K1068/5/8/5汉口07:45始发,威海次日05:00终到,无空调,经停阜阳、徐州、胶州等站;

K8263济南13:47始发,威海当日22:16终到,除软卧外无空调,经停潍坊、胶州等站;

K411北京22:32始发,威海次日13:00终到,有空调,经停天津西、济南东、潍坊、胶州等站;

京沪高铁沿线的乘客可以乘高铁到济南或徐州换乘上述车次,请注意“济南”、“济南东”、“济南西”,“徐州”、“徐州东”为不同车站,提前预留换乘时间。亦可乘车到烟台后换乘汽车到达威海。详细信息请自行查找。

5.关于威海市内交通(对所有人说)

威海海港:出港向北走大约300米,7路车(海港客运站)–(山大分校),打车约10分钟;

火车站、汽车站:出站坐12路,始发站(火车站/汽车站)–(信息工程学校),北走400米

,打车约30分钟;

威海机场:机场大巴到利群商厦,西走450米;

烟台机场:机场大巴到山大宿舍,换乘7路(山大宿舍)–(山大分校);

更详细的路线说明将在稍后的邮件中说明。

总结:本邮件中需要回复的有:会徽图案,海报设计,报告与视频提供,分话题选择,是否参加路边天文,饮食要求,是否要提前和延长学生宿舍的入住,是否对房间安排有要求,到达和离开威海的车次航班。

感谢您阅读了本邮件,带*号的“关于分话题讨论”一项为必须回复的,其他请按您和您社团的实际需要进行回复。由于一些参会者在报名时没有提供邮箱,请团队成员相互转告。除“学生宿舍”一项需在71512:00前回复外,请在72012:00前进行回复,逾期不答复可能会造成您在论坛期间的不便。为便于我们的统计,我们建议由领队收集好团队成员的答复,一并进行回复。请在回复邮件的标题中写明团体名称或姓名。

第三届全国天文社团发展论坛由Celestron星特朗独家赞助。

第三届全国天文社团发展论坛组委会

2012年7月13日

18. 七月 2012 by AAA
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