第四届全国天文社团论坛报名流程

1、报名流程:

阅读官网上的相关文件〉按要求提交报名材料〉组委会审核报名材料〉邮件通知参会资格认证结果及交费通知〉汇递注册费〉将转帐单据拍照发送至报名邮箱。以组委会确认接收到注册费为最终报名成功标志。

2、截止日期:

提交报名材料截止日期为715日。

3、提交报名材料方式:

采用团体报名和个人报名两种方式。

团体报名团体,指称已经存在的天文团体(包括校园天文社团、地区性天文团体,和科技馆、天文馆等天文科普教育机构),和未成立但即将成立的天文团体的筹备委员会。

一定天文团体可以组织本组织及所在学校、地区的人员进行团体报名。在完成统计本单位报名人员名单之后,如报名人数多于一人,需指定参加者中的一人作为领队,作为本单位与主办方联络接洽之代表,并负责本单位报名者的报名信息搜集、提交,会议费用收取、统一汇递之工作;如只报名一人,此人经所属天文团体许可可以代表该团体与会,则亦按照团体报名处理,此人需自任领队;若该团体不授权此人作为团体之代表与会,则按照个人报名处理。

非天文类团体在获得组委会口头或书面同意后亦可组织团体报名。

每个以团体报名形式参加的校园天文社团、校园社团联盟或校园社团筹委会在讨论关于论坛章程及论坛委员会的事项中拥有一个投票权。

不属于一定天文团体,或属于一定天文团体但相关团体并不组织集体与会的天文爱好者个人,可以以个人报名方式报名参加本活动。(亦即,若所在团体准备组织集体与会,请勿再以个人报名方式报名,而请与所在团体负责人联系,一并报名。)

同时属于多个天文团体的个人,最多可以同时代表两个社团,且可以同时担任两个社团的领队。具体操作中可通过一个社团进行报名,并在备注中注明同时代表另一个社团。

1)团体报名

组织人员参与团体报名的社团,请在收集相关信息后填写以下两个表单:

<1>团体报名信息表

如果您的社团没有在论坛前期活动中提交过<2>社团信息调查表,请下载并填写。完成以上两份或三份表单的填写后,请将它们发送至报名邮箱astroforum4@163.com

如果在已发送报名邮件后又需要添加或修改报名人员的,可另发邮件说明,并将需要添加或修改的成员信息填入新的<2>团队成员信息表后随邮件发送。

2)个人报名

按照个人报名方式报名的同好个人,请填写:<3>个人报名信息表。在您可以填写时,请填写<2>社团信息调查表。完成表单<3>或表单<2><3>的填写后将其发送至报名邮箱astroforum4@163.com

4、材料审核与资格认证:

出于本次活动接待能力考虑,活动实际参与人数理论上不超过100人,因此若报名人数过多会有材料审核与资格认证环节,以确保更多社团能够参与到本次活动中。610日前报名参与本次活动的各团体及个人将会在611日至15日间收到确认信。611日至6月31日报名的,将在将在71日至75日间收到确认信。71日至715日报名的,716日至20日间收到确认信。

5、汇递注册费:

请在接到与会资格确认信后5日内向信中的提供的指定帐户(支付宝或银行账户)汇递活动注册费(700/人)及住宿费(300元/人,如果需要宾馆住宿),具体金额将在邮件中通知。

请在汇出注册费后尽快将汇款单拍照后以XXX团体/个人注册费确认为标题邮件发送至报名邮箱,以使得主办方可以确认收款,邮件中应说明该笔汇款中包括的每个人的姓名。

6、以上各表单地址:

见官网首页左上角:第四届论坛资料下载

7、关于退报名:

已提交报名信息而还没有汇递注册费的报名者,视作未完成全部报名程序,此时因故决定取消报名,不需承担责任。

汇递注册费后即视作正式报名,活动组委会即会通过负责旅行服务承办的旅行社预订住宿房间等,并为应对新增报名而进行一定的筹备工作。此后退报名将带来相关损失。故而在此约定:汇递注册费后提出退报名的,若在720日前(含)提出,将在注册费中扣除100元、在住宿费(如果有的话)中扣除100元后,再将余款汇回;若在721日至731日提出,将在注册费中扣除200元、在住宿费(如果有的话)中扣除200元后,再将余款汇回;若在81日后(含)提出,将在注册费中扣除500元、在住宿费(如果有的话)中扣除300元。

提交报名信息视作已清楚认知并同意上述约定。

8、其他:

关于14周岁以下未成年人的报名:团体报名的,其所在团队中应至少有一名成年人,负责团队中14周岁以下未成年参加者的监护;个人报名的,要求必须有至少一名成年人陪同报名。

9、组委会联系方式:

1)天文发展论坛官方网站http://astromap.lamost.org

2)人人主页:广州大学天协

3)报名邮箱:astroforum4@163.com

4)新浪微博:第四届全国天文社团发展论坛

联系人:黎嘉俊15112058918(请尽量短信联系)

本次论坛相关通知将在论坛官方网站、天文爱好者杂志、人人网广州大学天协页面上同时发布。我们建议您通过电子邮件与组委会联系。

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米德

15. 五月 2013 by regulus
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